Calculadora IVA IRPF factura autónomo: cómo emitir una factura correcta sin que el cliente te discuta los importes

Mi primer cliente como autónomo, hace ya bastantes años, me devolvió la primera factura que le mandé. Tres veces. La primera porque había puesto el IVA mal. La segunda porque no había aplicado retención de IRPF cuando tocaba. La tercera porque el total no cuadraba con la base imponible. Tenía veintiocho años, había hecho un máster en ingeniería, y no era capaz de emitir una factura de novecientos euros sin equivocarme. No me extraña. En la universidad no te enseñan esto.

Si estás empezando como autónomo, o llevas años pero todavía no tienes claro cuánto IVA cobrar exactamente y cuánto IRPF retener en cada caso, te vas a ahorrar muchas discusiones con clientes leyendo lo que viene a continuación. Y vas a ahorrarte algo más importante: errores con Hacienda que se descubren un año después y que se pagan con recargos.

Vamos a verlo con calma. Qué tipo de IVA aplica a cada actividad. Cuándo hay que retener IRPF y cuándo no. Por qué algunas facturas llevan retención y otras no aunque sean del mismo cliente. Y cómo usar la calculadora de arriba para emitir facturas que cuadren a la primera, todas las veces.

Lo básico que hay que entender: una factura tiene cuatro líneas que importan

Una factura, por compleja que parezca, tiene cuatro líneas que son las que cuentan a efectos fiscales. La base imponible, el IVA, la retención del IRPF si aplica, y el total a cobrar. Si entiendes cómo se calculan estas cuatro líneas y cómo se relacionan entre sí, sabes hacer cualquier factura.

La base imponible es lo que cobras de verdad por tu trabajo, sin impuestos. Es la cifra que pactaste con tu cliente como precio del servicio o del producto. Si quedaste en mil euros por un trabajo, la base imponible es mil euros.

El IVA es un impuesto que recaes para Hacienda. Tú no te lo quedas. Lo cobras al cliente, lo guardas, y se lo pagas a la Agencia Tributaria cada trimestre. El tipo general es del veintiuno por ciento, pero hay tipos reducidos del diez y del cuatro para ciertas actividades, y exenciones para otras.

La retención del IRPF es lo contrario del IVA. En lugar de cobrarse algo extra al cliente, el cliente te retiene una parte y la ingresa directamente en Hacienda en tu nombre como adelanto de tu impuesto sobre la renta. El tipo habitual para autónomos profesionales es el quince por ciento, con excepciones (siete por ciento para nuevos autónomos en sus tres primeros años).

El total a cobrar es la base imponible más el IVA menos la retención. Esa es la cifra que aparece en el banco cuando el cliente te paga.

Ejemplo concreto: una factura de mil euros con IVA y retención

Vamos a hacer el cálculo entero para que veas cómo se monta una factura completa. Eres un consultor que ha hecho un trabajo de mil euros para una empresa.

Base imponible: mil euros. Es lo que pactaste por el servicio.

IVA al veintiuno por ciento: doscientos diez euros. Es lo que añades por el impuesto.

Subtotal (base + IVA): mil doscientos diez euros.

Retención IRPF al quince por ciento sobre la base imponible: ciento cincuenta euros. La empresa la descuenta y la ingresa por ti en Hacienda.

Total a cobrar (subtotal menos retención): mil sesenta euros. Eso es lo que te transfiere la empresa.

Importante: la retención se calcula siempre sobre la base imponible, no sobre el total. Es un error común hacerlo mal. Sobre mil, no sobre mil doscientos diez. Si lo haces mal, el cliente te lo va a corregir y la factura no la vas a poder cobrar hasta que la rehagas bien.

La diferencia entre factura ordinaria y factura simplificada

En España hay dos tipos de factura legalmente reconocidos. La factura completa, que es la habitual en operaciones B2B, y la factura simplificada, que sustituye al antiguo ticket en operaciones de poco importe. Conocer cuándo puedes usar una y cuándo otra te ahorra trabajo.

La factura simplificada puede emitirse en operaciones inferiores a cuatrocientos euros con IVA incluido. Tiene contenido mínimo: número correlativo, fecha, datos del emisor (con NIF), descripción del bien o servicio, tipo de IVA aplicado, total con IVA. No necesita los datos del receptor si este no los pide.

La factura completa es obligatoria en operaciones superiores a cuatrocientos euros, en cualquier operación B2B donde el receptor sea empresario o profesional, en operaciones intracomunitarias, y siempre que el receptor lo solicite expresamente para ejercer su derecho a deducir IVA.

En la práctica del autónomo de servicios, casi todas tus facturas serán completas porque facturas a empresas que necesitan la factura para deducir el IVA. El régimen simplificado es para comercio minorista, hostelería pequeña y operaciones con consumidor final.

Si estás emitiendo todo el rato facturas simplificadas en operaciones donde deberían ser completas, estás creando un problema fiscal silencioso. Tu cliente puede tener problemas para deducir el IVA y tú puedes tener una inspección por incumplimiento de obligaciones formales.

Cuándo se aplica retención de IRPF y cuándo no

Esta es una de las partes que más confusión generan, así que vale la pena explicarla con detalle. La retención de IRPF se aplica en facturas emitidas por profesionales a sociedades, empresarios o entidades. No se aplica cuando facturas a particulares.

Eres profesional cuando tu actividad está catalogada como profesional en el alta del IAE (epígrafes que empiezan por siete, ocho o nueve son profesionales). Diseñador gráfico, consultor, arquitecto, abogado, traductor, fisioterapeuta: son profesionales y sus facturas a empresas llevan retención.

Eres empresario cuando tu actividad es comercial o industrial. Tienda online, e-commerce, restaurante, comercio minorista: son actividades empresariales y sus facturas no llevan retención de IRPF aunque las emitan a empresas.

Caso especial uno: facturas a particulares. Aunque seas profesional, si facturas a un particular (no a una empresa), no aplicas retención. El particular no es agente retenedor.

Caso especial dos: nuevos autónomos. Durante los tres primeros años desde el alta como autónomo en una actividad profesional, puedes aplicar retención reducida del siete por ciento en lugar del quince. Para activarlo tienes que marcar la casilla correspondiente en el modelo 037 de alta y avisar a los clientes.

"La retención del IRPF es una obligación del pagador, no del receptor. La empresa cliente es responsable de retener e ingresar el IRPF correspondiente, y debe entregar al profesional el certificado de retenciones anual."

— Agencia Tributaria, manual de obligaciones formales del autónomo 2025

Tabla de tipos de IVA por sector en 2026

Esta tabla te resuelve la duda más frecuente: qué IVA aplicar según tu actividad. Está actualizada para 2026 con los tipos vigentes en el territorio común. Canarias, Ceuta y Melilla tienen sistemas propios distintos.

Antes de aplicar un tipo reducido o exento, asegúrate de que tu actividad concreta está en la lista oficial. Cobrar un IVA inferior al que corresponde implica que vas a tener que pagar la diferencia tú a Hacienda cuando se descubra, con recargos. Es mejor consultar con tu asesor si tienes dudas en lugar de improvisar.

Verifactu: el sistema obligatorio que cambia cómo emites facturas

Desde el año 2026 está en pleno despliegue el sistema Verifactu, una normativa que obliga a usar programas de facturación certificados que envían en tiempo real los datos de las facturas emitidas a la Agencia Tributaria. Si no estás al tanto, te conviene ponerte al día porque te afecta directamente.

La idea de Verifactu es eliminar la posibilidad de emitir facturas y luego ocultarlas o modificarlas. Cada factura emitida queda registrada en el sistema central de Hacienda en el momento de su emisión. Esto incrementa la transparencia pero también te obliga a usar herramientas concretas.

Para el autónomo medio, las consecuencias prácticas son tres. Primero: tu programa de facturación tiene que estar certificado. Excel y plantillas Word ya no valen para emitir facturas oficiales. Segundo: las correcciones se hacen siempre por factura rectificativa, no modificando la original. Tercero: los plazos de obligación de archivo se mantienen pero ahora con más controles automáticos.

Programas como Holded, FacturaScripts, Quipu, Anfix, Contasimple cumplen los requisitos. La mayoría tienen versiones gratuitas o muy económicas para autónomos pequeños. Pasarte a uno de estos sistemas si todavía facturas con Word o Excel es de las primeras tareas que conviene cerrar este año.

Errores típicos al emitir facturas como autónomo

He visto muchísimos errores en facturas a lo largo de los años. Algunos son inocentes y se resuelven enviando una rectificativa. Otros son sistemáticos y van acumulando un problema que estalla al año siguiente. Te ahorro los más comunes.

Error uno: aplicar retención cuando facturas a un particular. Es bastante común en profesionales que han trabajado siempre para empresas y de repente facturan a un consumidor final. No procede retención. El particular no es agente retenedor. Cobras la base más el IVA y ya.

Error dos: olvidar el IVA en facturas intracomunitarias mal configuradas. Si facturas a una empresa de Francia, Italia o Alemania con número de IVA válido, va sin IVA. Pero tienes que verificar ese número en la base de datos VIES de la Comisión Europea antes de emitir. Si el número está mal o no es válido, tienes que cobrar IVA español y luego rectificarlo. Y tienes que declarar la operación en el modelo 349 trimestralmente.

Error tres: numeración no correlativa. Las facturas tienen que ir numeradas correlativamente, sin saltos ni repeticiones. Si llevas factura número 27 y la siguiente la pones como 35, Hacienda puede sospechar que has emitido facturas no declaradas en medio. Mantén la correlatividad estricta, incluso si una factura se anula tienes que dejarla en el sistema con su número y anotarla como anulada.

Error cuatro: poner la fecha mal. La fecha de la factura es la fecha de devengo, que normalmente coincide con la fecha en que prestaste el servicio o entregaste el producto. No es la fecha en que cobras. Si haces el trabajo en marzo y cobras en mayo, la factura va con fecha de marzo.

"Una factura mal emitida no sólo genera problemas con el cliente. Tiene consecuencias fiscales para el emisor que pueden incluir la inadmisión del gasto deducible para el receptor y sanciones por incumplimiento de obligaciones formales."

— Asociación Española de Asesores Fiscales (AEDAF), boletín técnico 2025

Cómo calcular la retención con el tipo reducido del siete por ciento

Si eres autónomo nuevo, llevas menos de tres años de alta en tu actividad profesional, y has marcado la casilla correspondiente, puedes emitir facturas con retención del siete por ciento en lugar del quince. Veamos cómo cambia el cálculo.

Misma factura del ejemplo anterior, pero con retención reducida.

Base imponible: mil euros.

IVA veintiuno por ciento: doscientos diez euros.

Subtotal: mil doscientos diez.

Retención IRPF siete por ciento sobre la base: setenta euros.

Total a cobrar: mil ciento cuarenta euros.

Has cobrado ochenta euros más que con retención al quince. Eso es liquidez para ti durante el año. Cuidado: tendrás que regularizarlo en tu declaración de IRPF al año siguiente, porque tu obligación tributaria total es la misma. Lo que has hecho es retrasar el pago, no reducirlo. Aprovéchalo para invertir o ahorrar, no para gastarlo como si fuera ingreso extra.

Plazos de pago y qué hacer cuando un cliente se retrasa

Una de las realidades menos placenteras del autónomo: emitir la factura no significa cobrar. Entre la emisión y el cobro pueden pasar semanas o meses si el cliente se demora. Y la ley de plazos de pago, aunque te ampara, no resuelve el problema operativo.

La Ley de Morosidad establece un plazo máximo de pago de sesenta días en operaciones comerciales entre empresas, treinta para operaciones con la Administración Pública. Si tu cliente no paga en esos plazos, tienes derecho a reclamar intereses de demora y a indemnización por costes de cobro. En la práctica, ejercer esos derechos es engorroso y muchos autónomos no lo hacen.

Mi recomendación práctica: emite las facturas con condiciones de pago claras en el cuerpo (a treinta días, a cuarenta y cinco, etc.). Establece pago anticipado o pago a la entrega cuando empieces con un cliente nuevo, hasta haber generado confianza. Y avisa cuando una factura está vencida, sin esperar a que el cliente "se acuerde".

Si un cliente se retrasa repetidamente, plantéate dejar de trabajar con él. El cliente moroso es un cliente caro: te consume tiempo de seguimiento, genera estrés, y a veces no acaba pagando. Tu tiempo vale dinero, y perseguir cobros lo gasta sin rentabilidad.

Casos donde la calculadora estándar no basta

Hay situaciones de facturación donde el cálculo se complica y conviene saberlo antes de meterte en ellas. La calculadora general te sirve para el noventa por ciento de los casos, pero estos quedan fuera y necesitan otro enfoque.

Caso uno: recargo de equivalencia. Si tu cliente es un comerciante minorista en régimen de recargo de equivalencia, tu factura no lleva IVA normal. Lleva el IVA correspondiente más un recargo adicional (cinco coma dos por ciento para el tipo general). Este recargo lo cobras tú al minorista y lo declaras en tus modelos.

Caso dos: ventas a distancia a particulares en otros países UE. Si superas un umbral anual de diez mil euros vendiendo a particulares en otros países de la Unión Europea, tienes que aplicar el IVA del país del comprador, no el español. Esto se gestiona a través del régimen OSS (One Stop Shop).

Caso tres: servicios prestados a sí mismo. Algunos autónomos emiten facturas de su actividad profesional a su propia sociedad. Aquí hay reglas específicas de operaciones vinculadas y de valoración de mercado. No improvises, consulta con asesor.

Caso cuatro: anticipos y pagos a cuenta. Si cobras un anticipo antes de prestar el servicio, ese anticipo tiene su propia factura con su IVA. Cuando finalmente prestes el servicio, la factura final descuenta el anticipo ya facturado.

El detalle del modelo 130 que casi nadie explica bien

Si eres autónomo profesional y emites facturas con retención, normalmente no tienes que presentar el modelo 130. Si emites facturas sin retención (por ejemplo, porque facturas a particulares en su mayoría), sí tienes que presentar 130 trimestralmente.

El modelo 130 es un pago a cuenta del IRPF. Calculas tus rendimientos del trimestre, aplicas el veinte por ciento (con algunos ajustes) y eso es lo que adelantas a Hacienda como pago a cuenta. En la declaración anual de la renta luego se regulariza.

El criterio práctico: si más del setenta por ciento de tus ingresos llevan retención (porque facturas mayoritariamente a empresas), estás exento de presentar el 130. Si no, tienes que hacerlo. Calcúlalo cada trimestre y mete la cifra en la calculadora de IVA-IRPF para tener una visión completa de tu situación trimestral.

El registro de operaciones obligatorio que muchos olvidan

Como autónomo en estimación directa, tienes obligación de llevar libros registro fiscales. No son la contabilidad mercantil que llevan las sociedades, pero sí son una contabilidad fiscal obligatoria que Hacienda puede pedirte revisar.

Los libros obligatorios son cuatro: libro de facturas emitidas, libro de facturas recibidas, libro de bienes de inversión, libro de provisiones de fondos y suplidos (este último para algunas actividades específicas). Cada uno tiene su contenido mínimo regulado.

En la práctica, la mayoría de programas de facturación generan automáticamente estos libros a partir de las facturas que emites y recibes. No tienes que llevarlos a mano. Pero sí tienes que asegurarte de que todas las facturas, todas las emitidas y todas las recibidas, están registradas en el sistema. Una factura recibida que no registres es un gasto que no podrás deducir, y un IVA soportado que pagaste sin poder recuperarlo.

Si trabajas con un asesor, parte de su trabajo es revisar mensualmente que todas las facturas estén registradas. Si haces la contabilidad tú, dedica una mañana al mes a meter todas las facturas del mes en el programa. Es un trabajo aburrido pero necesario, y se hace más rápido si no lo dejas acumular.

Cómo afecta el SII (Suministro Inmediato de Información) a autónomos

El SII es un sistema por el cual los sujetos pasivos del IVA tienen que enviar a Hacienda los datos de sus libros registro casi en tiempo real, en lugar de presentarlos trimestralmente. Es obligatorio para grandes empresas pero también para autónomos en ciertos casos.

Si estás en régimen de devolución mensual del IVA (REDEME), tienes obligación de SII. Si tu volumen de operaciones supera los seis millones de euros anuales (poco probable para un autónomo pero posible), también. Y si perteneces a un grupo de IVA, también.

Para el autónomo medio, SII no aplica. Sigues presentando trimestralmente el modelo 303 (autoliquidación de IVA) y anualmente el 390 (resumen anual). Pero conviene saber que existe y entender que en el futuro probablemente se extienda a más sujetos.

Preguntas frecuentes sobre IVA e IRPF en facturas de autónomo

¿Cuánto IVA tengo que cobrar en una factura de servicios?

El tipo general del veintiuno por ciento aplica a la mayoría de servicios profesionales. Sólo si tu actividad está específicamente listada como tipo reducido (diez) o superreducido (cuatro) o como exenta, puedes aplicar otro tipo. En caso de duda, veintiuno por ciento es la respuesta segura.

¿Cuándo aplico retención del siete por ciento y cuándo del quince?

El siete por ciento aplica a profesionales en sus tres primeros años de alta de actividad. El quince por ciento aplica al resto. Si quieres usar el siete, tienes que marcar expresamente esa opción en el alta y notificárselo a tus clientes.

¿Tengo que poner retención en facturas a particulares?

No. Los particulares no son agentes retenedores. Tu factura a un particular va con base imponible más IVA correspondiente, sin retención. Tú declararás luego en tu IRPF el ingreso bruto.

¿Cómo facturo a una empresa de otro país de la Unión Europea?

Si la empresa tiene número de IVA intracomunitario válido (verificable en VIES), facturas sin IVA y sin retención. Tienes que incluir tu número de IVA y el de tu cliente, indicar "Operación intracomunitaria, exenta de IVA en virtud del artículo 25 de la Ley 37/1992" y declararla en el modelo 349.

¿Qué pasa si me equivoco con el IVA en una factura ya cobrada?

Tienes que emitir una factura rectificativa que corrija el error. Si cobraste de menos, tienes que cobrar la diferencia al cliente y declarar el IVA correcto. Si cobraste de más, tienes que devolverlo. Las rectificativas tienen sus propias reglas formales y deben ir numeradas en serie aparte.

¿Puedo facturar sin IVA si soy autónomo nuevo?

No. El régimen general de IVA aplica desde el primer día de actividad si tu actividad está sujeta a IVA. Lo que sí puedes pedir es no ingresarlo trimestralmente si te acoges al criterio de caja (sólo declaras el IVA cobrado, no el facturado), pero el IVA en sí lo tienes que repercutir.

¿Qué retención lleva una factura a una sociedad?

Si eres profesional y la sociedad es agente retenedor (la mayoría lo son), tu factura lleva retención del quince por ciento (o siete si eres nuevo) sobre la base imponible. Si eres empresario (comercio, hostelería, e-commerce), tu factura no lleva retención.

¿Tengo que guardar las facturas que emito y durante cuánto tiempo?

Sí, tienes que conservar todas las facturas emitidas y recibidas durante un mínimo de cuatro años, que es el periodo de prescripción tributaria. En casos de actividades especiales o si hay procedimientos abiertos, el plazo se puede ampliar. Guárdalas tanto en papel como en digital con copia de seguridad.

El momento que separa al autónomo profesional del autónomo amateur

Hay un punto en la trayectoria de cualquier autónomo en el que pasas de hacer facturas con dudas, equivocándote a veces, y otras consultando con un compañero, a hacer facturas con la fluidez del que sabe lo que hace. Llegar a ese punto no es cuestión de años, es cuestión de haber sistematizado el proceso.

La calculadora de IVA e IRPF es la herramienta que más acelera ese paso. Cuando metes los datos y te devuelve la factura completa con sus cuatro líneas calculadas correctamente, dejas de pensar en si lo estás haciendo bien. Te concentras en el contenido del servicio que prestas, que es para lo que te pagan, y dejas que la matemática fiscal se resuelva sola.

Mi consejo final: usa la calculadora para tus primeras cien facturas. Después, cuando los cálculos se te hagan automáticos, sigue usándola para casos no estándar. Operaciones intracomunitarias, facturas con varias bases imponibles, anticipos, rectificativas. En esos casos un par de minutos con la calculadora te ahorran errores que cuestan mucho más caros.

Usa la calculadora de IVA e IRPF para facturas de autónomo en globaltool.eu antes de cada factura importante. Mete la base, elige el tipo de IVA, indica si aplica retención y qué porcentaje, y obtén la cifra exacta del total a cobrar. Sin sumar mal, sin restar mal, sin que el cliente te devuelva la factura para que la rehagas. Es lo único que separa una facturación profesional de una amateur.